Toimistouudistus alkaa harvoin ideaalitilanteessa. Usein muutto lähestyy, tilat kasvavat, tiimi muuttuu tai vanhat kalusteet alkavat tulla tiensä päähän. Päätöksiä joudutaan tekemään työn ohessa, eikä kaikkeen ole aikaa perehtyä niin perusteellisesti kuin haluaisi.

Kalusteilla on kuitenkin yllättävän suuri vaikutus arkeen. Ne vaikuttavat siihen, miten sujuvasti työpäivät etenevät, miltä tilat tuntuvat käyttää ja kuinka helppoa uusien ihmisten on asettua taloksi.

Tässä viisi tyypillistä kohtaa, joissa yritykset usein kompastuvat ja mitä niissä kannattaa huomioida.

1. Suunnittelu aloitetaan liian myöhään

Moni ryhtyy miettimään kalusteita vasta siinä vaiheessa, kun pohjakuvat ovat valmiit ja muuttopäivä lähestyy. Silloin ei aina ehditä:

• kartoittaa nykyisiä kalusteita
• miettiä, mitkä niistä kannattaa ottaa mukaan
• pohtia, mitä voisi muokata tai täydentää
• varautua tulevaan kasvuun

Kun suunnittelu aloitetaan ajoissa, nykyiset kalusteet voidaan käydä läpi rauhassa. Usein osa niistä sopii hyvin uuteen tilaan sellaisenaan tai pienillä muutoksilla. Tämä säästää rahaa ja tekee muutosta hallitumman.

3. Budjetti nähdään vain hankintahintana

Kalusteita vertaillaan helposti hinnan perusteella. Yrittäjä saattaa esimerkiksi tilata työpisteet osina verkkokaupasta ajatellen, että kokoaminen hoituu nopeasti itse tai oman porukan voimin. Arjessa käy kuitenkin usein niin, että työpäivän jälkeen ruuvien pyörittäminen ei olekaan se paras tapa käyttää aikaa. Aikataulu venyy, vastuu jää epäselväksi ja lopputulos saattaa jäädä kompromissiksi.

Siksi hankintahintaa kannattaa katsoa hieman laajemmin:

• kuinka paljon omaa aikaa kokoamiseen kuluu
• kuka vastaa, jos jokin ei sovi tai toimitus on puutteellinen
• saako tuotteelle takuun ja huollon
• onko kokonaisuus heti käyttövalmis

Monelle yritykselle järkevin ratkaisu on valmis ja ammattimaisesti asennettu kokonaisuus, jossa vastuu on yhdellä toimijalla ja arki pääsee jatkumaan ilman ylimääräistä säätöä.

4. Asennus ja aikataulut aliarvioidaan

Kalusteiden toimitus ei ole sama asia kuin toimiva toimisto. Usein yllätytään siitä, kuinka paljon aikaa vievät purkaminen, kuljetus, kokoaminen, sijoittelu ja vanhojen kalusteiden poisvienti. Jos kokonaisuus on hajallaan usealla toimijalla, aikataulu venyy helposti.

5. Kasvunvara ja rahoitus unohtuvat

Toimitilojen vuokrat ovat korkeat, eikä turhia neliöitä haluta sitoa tulevaisuuden tarpeisiin. Samalla yritysten organisaatiot muuttuvat jatkuvasti. Kalusteet elävät mukana siinä missä tiimitkin. Siksi niitä kannattaa tarkastella joustavana työkaluna, ei pysyvänä ratkaisuna.

Yksi vaihtoehto on toimitilakalusteiden leasing. Se on rahoitusmuoto, jossa kalusteet hankitaan pitkäaikaisella vuokrasopimuksella ostamisen sijaan. Maksut jakautuvat tyypillisesti 2–5 vuoden ajalle, ja sopimuskauden päättyessä kalusteet voidaan päivittää uusiin tai lunastaa omaan käyttöön.

Vuokraus mahdollistaa koko toimiston kalustamisen yhdellä kertaa ilman, että investointia tarvitsee tehdä kerralla. Se auttaa pitämään työympäristön ajan tasalla organisaation muuttuessa.

Yhteenveto

Toimiston kalustaminen onnistuu parhaiten, kun:

• suunnittelu aloitetaan ajoissa
• nykykalusteet käydään läpi rauhassa
• tarpeet kerrotaan avoimesti
• aikataulut huomioidaan ennakkoon
• ratkaisut tehdään työn arkea ajatellen

Kun nämä asiat tehdään huolellisesti, toimisto tukee työtä eikä hidasta sitä.

Lue meistä lisää

Jos haluat lukea tarkemmin siitä, millaisella toimintamallilla Oulun Yrityskalusto toimii ja miksi se on valinnut oman tiensä, voit tutustua Kauppalehden artikkeliin alta.